４．業務プロセスの最適化（５種のマネジメントシステムの解説）

 

前回の図表４で、良質な活動を行う基盤となる仕組みとして、「経営方針マネジメントシステム(PoMS)」「タイムマネジメントシステム(TMS)」「業務品質マネジメントシステム(QMS)」「人事マネジメントシステム(PeMS)」「人材マネジメントシステム(HrMS)」を提示しました。

 

当社は「企業と社員の成長を支援するコンサルティング」に着手する場合、これら５種のマネジメントシステムがどのようになっているかを重点的に確認しています。

それほど重要な仕組みなのですが、しっかりと構築できている企業は多くありません。

 

 

そこで今回は、マネジメントシステムの本質と5種のマネジメントシステムの機能を解説します。

 

 

（１）マネジメントシステム（組織活動の仕組み）の本質

 

マネジメントシステムの本質は、経営陣が詳密なマネジメントを行わずとも、マネジメントシステムに則って活動すれば、経営陣が意図する方向（経営方針）に合致し、かつ生産性の高い行動を社員が取れるようにすることです。

ISOの認証有無にかかわらず、マネジメントシステムを構築・運用して組織活動することが、経営方針の実現、ひいては経営理念を実現する近道となります。

 

 

（２）５種のマネジメントシステムの機能

 

経営方針マネジメントシステム(Policy Management System)･･･年度経営方針を確実に実行する機能

 

年度経営方針を部門別に展開し、各部の方針と計画を明らかにし、個人別にテーマ（業務）を付与し、そのプロセス管理を行い、経営方針を確実に実行する基盤となるマネジメントシステム。

企業経営で最重要のシステムですが、多くの企業では結果管理が主流で、導入率は高くありません。

プロセス管理は、優秀なマネジャーが属人的に行っているケースが多数を占めているのが実態です。

なお、社員個々の目標管理は、人事制度のサブシステムである目標管理制度で行うのではなく、このシステムでテーマ別達成率管理を行い、その結果を人事評価にインプットしていくのが望ましいといえます。

 

 

タイムマネジメントシステム(Time Management System)･･･重要業務に適切に時間配分する機能

 

社員一人当たりおよそ年間2,000時間しかない有限な資源である時間について、時間配分内容を見直し、社員の行動を経営方針実現に重要な業務に集中させるためのマネジメントシステム。

企業業績は、「社員一人ひとりが、どの業務にどれだけの時間を投入したか」「業務をどれだけ効果的・効率的に遂行したか」で決まるといっても過言ではありません。

しかしながら、業務別の時間配分や業務の生産性をマネジメントしていないケースが多く見受けられます。

業務別の時間配分を改善するために、このマネジメントシステム構築・運用するのです。

 

 

業務品質マネジメントシステム(Quality Management System)･･･業務プロセスの質と効率を改善する機能

 

日常業務に関して、インプットに対するアウトプットの質を維持するとともに、業務プロセスを効果的・効率的に改善するためのシステム。

前回も触れましたが、モノを作って品質管理や品質保証をおこなう生産や製造機能だけを対象にしたシステムではありません。

「マーケティング」「企画」「営業」「研究開発」「物流」「サービス」「管理」など、すべての経営機能が対象となります。

 

 

人事マネジメントシステム(Personnel Management System)･･･人事評価と処遇を行う機能

 

人事戦略５分野（採用・評価・処遇・育成・配置）のうち、評価と処遇を司る３制度（等級制度・評価制度・賃金制度）を運用するためのシステム。このシステムが人事制度となります。

業務品質マネジメントシステムにおける社員一人ひとりの活動状況をこのシステムで観察し、処遇に反映します。

 

 

人材マネジメントシステム(Human resource Management System)･･･人材育成するための機能

 

人事戦略５分野（採用・評価・処遇・育成・配置）のうち、育成と配置を司る育成体系と育成のための適正配置を運用するためのシステム。

業務品質マネジメントシステムにおける社員一人ひとりの活動状況をこのシステムで観察し、成長度合いを測定して、配置に結び付けていきます。

 

 

御社においてこれらの５種のマネジメントシステムの構築・運用状況を一度レビューされることをお勧めします。

 

 

次回は、これら５種のマネジメントシステムをレビューする際の着眼点について解説します。

 

 

 

【ご案内】

上記の考えに基づき、経営方針管理の仕組みを御社流に設計するのが、経営方針管理コンサルティングプログラムになります。

さらに、人事制度を御社流に設計するのが、経営人事コンサルティングプログラムになります。